Публикации / ассистент руководителя

План адаптации ассистента: как первый день сделать продуктивным

Новый ассистент выходит на работу. Вам кажется, что нужно неделю «вводить в курс дела»: показывать проекты, рассказывать о бизнесе, знакомить с командой. В итоге вы тратите 5-10 часов, ассистент чувствует себя потерянным, а к концу недели не сделано ничего полезного. Проблема в том, что «курс дела» — это абстракция, которая никого ни к чему не обязывает.
Правильная адаптация — это не экскурсия. Это запуск полезного сотрудника в работу.

Первая неделя должна быть структурирована как проект с чёткими целями, где каждый день ассистент производит конкретный, измеримый результат и получает обратную связь. Его задача — не всё понять, а начать приносить пользу, параллельно впитывая контекст.

Рассказываю, как на самом деле устроен подбор. Без теории — только практика из моих кейсов. Объясняю, почему кандидаты на самом деле уходят и как компании теряют на этом деньги. Всё, что обычно остаётся за кадром, — простыми словами.

Артём Молчанов

Ведущий рекрутер, CEO
Кадровое агентство «Сектор найма»

Философия плана: почему неделя и почему так?

Фокус на действии, а не на пассивном потреблении. Вместо лекций — выполнение реальных, пусть и небольших, задач.

Нарастающая сложность. От простых технических шагов в понедельник к самостоятельной работе в пятницу.

Формирование привычек. С первого дня закладываются стандарты коммуникации, документирования и отчётности.

Быстрая проверка на совместимость. Если через неделю человек не освоил базовые инструменты и не выполнил простые задачи, это сигнал.

План на первую неделю: пять рабочих дней

Ниже рассказали, как проходит адаптация ассистента

День 1

Старт и техническая настройка

Цель дня: Ассистент получил все доступы, настроил рабочее место и отправил первый отчёт.

Задачи для ассистента:

Получить и установить все необходимые программы (мессенджер, браузер, доступ к почте и календарю).
Настроить профили: аватарка, статус, подпись в почте.
Получить доступ к основным рабочим папкам (Google Диск/Яндекс.Диск) и ознакомиться с их структурой.
Написать краткое приветственное письмо вам с темой «Технический старт завершён» и перечнем выполненных пунктов.

Ваша задача: Проверить письмо, дать короткую обратную связь в мессенджере (например, «Отлично, все доступы открыл. Завтра в 10:00 созвонимся на 15 минут»).

День 2

Первое погружение и простой запрос

Цель дня: Ассистент провёл первый рабочий созвон, выполнил первую микро-задачу и зафиксировал результат.

Задачи для ассистента:

Провести 15-минутный созвон с вами по заранее присланной повестке (знакомство, уточнение формата работы).
Получить и выполнить первую конкретную задачу. Например: «Найди три последних отчёта по проекту Х в нашей папке, собери из них ключевые цифры в одну таблицу на отдельном листе и пришли ссылку».
Зафиксировать выполнение задачи в согласованном месте (комментарий в Trello, сообщение в отдельном чате).

Ваша задача: Дать очень чёткую, ограниченную по времени задачу. Похвалить за первый результат и аккуратность.

День 3

Работа с процессами и шаблонами

Цель дня: Ассистент самостоятельно выполнил типовую операцию по инструкции.

Задачи для ассистента:

Изучить одну из стандартных инструкций (например, «Как оформлять протокол встречи» или «Как планировать мои встречи»).
Выполнить задачу, строго следуя этой инструкции. Например, спланировать вашу встречу на следующую неделю, согласовав время с двумя внешними участниками.
Прислать вам результат и спросить: «Всё ли я сделал по инструкции? Есть ли отклонения?».

Ваша задача: Проверить соблюдение инструкции, а не только результат. Закрепить важность следования процессам.

День 4

Самостоятельность и приоритизация

Цель дня: Ассистент работал с небольшим потоком разнородных задач и расставил приоритеты.

Задачи для ассистента:

Получить от вас 3-4 небольших разноплановых поручения (например, найти информацию в сети, внести правки в таблицу, запланировать звонок).
Самостоятельно оценить сроки и приоритеты, составить план их выполнения на день.
К концу дня прислать краткий отчёт: что сделано, с какими сложностями столкнулся, что запланировано на завтра.

Ваша задача: Оценить не скорость, а логику приоритизации и ясность отчёта.

День 5

Анализ недели и планирование следующей

Цель дня: Подвести итоги, получить обратную связь и наметить вектор на следующую неделю.

Задачи для ассистента:

Подготовить короткий письменный обзор своей первой недели: что получилось лучше всего, что было самым сложным, какие вопросы остались.
На основе обсуждения с вами составить план ключевых задач и зон развития на следующую неделю.
Запланировать с вами первую рабочую встречу на понедельник.

Ваша задача: Провести итоговую 20-минутную встречу. Дать развёрнутую обратную связь, ответить на вопросы, утвердить план на следующую неделю.

Чек-лист для руководителя перед первым днём

Чтобы адаптация прошла гладко, вам нужно подготовить всего три вещи:

«Библиотека первых дней»: Папка с инструкциями, шаблонами и списком частых задач. Не система знаний компании, а инструментарий для работы.
Первые задачи: 5-7 конкретных, небольших, но реальных задач, которые можно дать в течение недели. Они должны быть в зоне его компетенции.
Расписание вашего участия: Заранее выделите в календаре 4 слота по 15-30 минут в течение недели на созвоны. Системность важнее продолжительности.

Итог

Главный результат первой недели — не обученный сотрудник. Главный результат — запущенный рабочий ритм и установленные правила игры. Ассистент понимает, как вы коммуницируете, как выглядит выполненная задача, куда смотреть за инструкциями. Он стал не гостем, а операционной единицей. Всё остальное — детали, которые можно дорабатывать в процессе.

В Sheetwriter мы помогаем не только найти ассистента, но и правильно его запустить. Мы предоставляем нашим клиентам шаблоны таких планов адаптации и чек-листы, потому что удачный старт определяет 80% долгосрочного успеха сотрудничества.